業務改善・効率化・生産性、上げてますか。
最近忙しすぎて効率化の言葉しか頭にありません。
業務効率化・改善の分類
色々調べてみても、色んなアプリやサービスがあり、結局何を使って何から導入したら良いのかわからないかと思います。
なので、まとめてみました。
- 社内コミュニケーション
- スケジュール管理
- 自分のタスクの管理
- チームのタスクの管理
- 資料・データ管理
- 道具のメンテナンス
主に上記に分類されるかと思いますので、それに使えるものを１つ１つ見ていきます。
社内コミュニケーション
チャットワーク（ChatWork）
言わずとしれた王道の社内連絡ツール
ざっくり言うと、LINEの仕事版のような感じですね。
社内の連絡をメールでやっているのなら今すぐに切り替えた方が良いというレベルです。
メールのデメリット
- 送信履歴がPCにしか残らずスマホで見たらわからなくなる
- やり取りが煩雑になり管理ができなくなる
- メールを探す時間自体がコスト
メールのデメリットとしてはこのあたりでしょうか。
チャットワークのメリット
挨拶文がいらなくなる
まずラインのようなものなので連絡に挨拶文はさほど必要ありません。
「お疲れ様です。」でOKです。
これだけで上司や上の人へも一発なのでとても楽です。
ログインしたらどのデバイスでも見れる
どのデバイスでも見れるのはかなり使い勝手が良いです。
スマホアプリがあるので、インストールしておいたら通知も来ますし、完全に同期された状態で見ることができます。
何が良いって送信済みのものも見れるのが良いですね。
グループをいくらでも作れるので目的に合わせた連絡がやりやすい
「社内連絡用」「営業チーム」「改善案提出」などなど、色々と用途に合わせて作ることができます。
自分は上記に加えて案件ごとに作成しています。
既読が付かない
これがラインと一番の違いかもしれません。
既読が付いてしまうと、どうしても早く返さなければ！と思ってしまいますが、既読が付かない仕様なので急かさる感じはなくなります。
非同期型コミュニケーション
これはメールでも何でも同じですが、電話や直接やりとるするようなこともこれでできるので、各人が仕事の合間に余裕のある時に見ることができるのが大きなメリットです。
電話だと相手の時間に割り込む行為で、割り込まれた相手の生産性を著しく下げます。
集中していても出ないといけないし、何をしていても自分の時間をぶった切られます。
なのでちょっとした声掛けも、まずはチャットワークを送ってから、「今時間いいですか、チャットワークの件ですが、」などと話を進めるとスムーズです。
電話を受けた後の、机に付箋を張っておく文化も消しされる
社内ではこの文化が完全に消えました。
メールの時代では付箋に「◯◯さんから電話です。」折返しお願いします」などと書いていました。
これって書くだけで1分ぐらいかかりますし、見る人間も結局帰らないと見れないのでとても無駄だと感じていましたが、チャットワークだと全てが解決されるのでとても助かります。
簡易なタスク管理も可能
後は簡易なタスクも登録ができるので、埋もれて見逃す、ということはかなり減りました。
今までラインやメール、facebookなどのメッセンジャーでやり取りをしていた人は是非とも変えるべきなアプリです。
スケジュール管理
グーグルカレンダー(google Calendar)
社内の誰が今週・今日・今、何しているかわかりますか？
googleカレンダーならひと目でわかります。
google Appsという一般向けの無料サービスではなくビズネス向けのサービスに登録する必要はありますが、それで社員を全て登録すると、全員のスケジュールがわかります。
1人、2人の規模での運用なら恐らく個人用サービスでもなんとかできるかもしれません。
ちょっとした社内会議もカレンダーで共有
googleカレンダーの魅力はその簡単に登録できる仕組みです。
登録したい予定があれば、カレンダーの空白上にドラッグをすればそれで登録ができます。
それも15分刻みでも可能なので、簡単な会議や打ち合わせもこれで可能です。
「この時間空いてますか？」「今日忙しいですか？」というコミュニケーションコストをカット
「今から打ち合わせお願いします」よりも「今日の17時に15分ちょっとください」の方が断然双方にとって楽ですね。
招待機能があるのでそれを使えば可能です。
時間が合わなければ招待を断ることも可能ですので、参加者を把握することもできます。
注意点としてはタスクを入れすぎるとわからなくなるので、あくまで会議や打ち合わせ、時間を外せない要件のみ入れる、などルール決めは必要かなと思います。
自分も「誰々に電話」とか「見積もり作成」などのタスクは別アプリで管理しています。
自分のタスクの管理
toodledo
引用：シゴタノ
ダサいけど機能は最強、GTDの最高峰のtoodledo
wunderlist、remember milk、nozbe、ありとあらゆるタスク管理・todo管理アプリやソフトを使ってきましたが、一番カスタマイズ性が高く使いやすいアプリです。
ショートカットキーだけで入力が完結する気持ちよさ
デフォルトの項目を決めれるので、極端に言えばタイトルだけ入れてエンターを押せば、「社内業務」フォルダに「今日」の「10時」付けでタスクが入ります。
このストレスの無さは使ってみないとわかりません。
ただ「こんなものを使わなくても手書きで管理すれば良い！」という人も勿論いますし、それで管理できればこしたことはありません。
ただ、手書きでタスクを管理できる仕事なんて果たしてあるのだろうかというレベルにまで仕事の量が増えると、管理ツールは必ず必要です。
また細かいタスクを脳内で管理できる人間は使わなくて良いと思います。
GTDという仕事効率化の手法
GTDとは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレンが同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHackの中でも代表的なものである。
引用：wikipedia
これはまた別に記事を書きますが、GTDという手法を簡単に説明すると、タスクを全て書き出して、そこから優先順位を決めてストレスなく効率よく遂行していくことも目的にしたタスク管理の手法です。
これの何が良いかというと、やるべきことに集中できるという1点に集約されます。
普通に働いていると、「あ、◯◯にメールを送らないと」「この仕事に着手したけど、あの案件も早めにやらないと」など、色々なことが頭を巡ると思います。
それに一々考えて手を動かしていたら、自分の脳の100のうち30〜40程度をタスクの管理に当てながら残りの60程度で仕事をしている状態になります。
それを防ぐために、「思いついた業務は全て一度吐き出す」という手法になります。
脳から細かいタスクを覚えておくCPUを外部に出して、本当にクリエイティブなタスクにだけ脳みそを向けることで、自然と高い集中力を出せるので、非常にGTDという考えを意識しておくことは重要です。
チームのタスクの管理
todoist
引用：MF会計
UIが見やすく馴染みやすいtoodledoの簡易版
toodledoは一人で仕事をするには最適なのですが、いかんせんUI、デザインがひどいのでなかなか人に勧めれないという難点があります。
なので他の人と、チームで進めていくにはtodoisが一番丁度良かったです。
日本語も対応しているのでとっつきやすいUIですし、できることもある程度制限されているので、初心者でも直ぐに使えるアプリです。
エクセル管理の次はこれ、という感じですね。
一番良いのは他人と共有ができること
todo管理は比較的自分ひとりで完結するアプリが多いのですが、todoistは他の人と共有ができるので、部下やチームの業務を把握することが簡単になります。
これがあれば業務日報も必要ないですし、今日何をするか、などもひと目で把握できます。
共有に関してはtoodledoでもできるようですが、英語UIなのもあり、なかなか導入するハードルは高いですね。
案件の進行管理
brabio（ブラビオ）
案件の進行状況管理・ガントチャート機能付きで安価に使える国産優良ツール
色々ガントチャートを作れるアプリやソフトはありますが、その中でも断然使いやすかったのはブラビオです。
ガントチャートがプロジェクトを横断して作れる
まず他のアプリと違うのは、プロジェクトを横断して見れるということ。
これができるのは自分が知る限りブラビオとredmine、wrike、あたりしかありませんでした。
国産ツールのbacklogも案件管理のツールとしては優秀ですが、プロジェクト横断ができないという意味のわからない仕様。
しかも要望はかなりあるのに対応してくれていないことを見ると、そこへは期待はできないかと思います。
今どれだけの案件がどのペースで進んでいるのかを把握できないプロジェクトツールなんて意味がないと思ってます。
それだけプロジェクト横断で見れるツールは重宝しています。
ガントチャートの入力が簡単
使ってみるとわかりますが、ガントチャートの入力がとても簡単です。
ドラッグで線を引けて、そこにタスク名を書くだけでガントチャートが作れるので、ものの10分ほどでスケジュール表が作れます。
エクセルへの出力が可能で加工が簡単
さらにそれをエクセスで出力ができるので、ある程度加工して調整すれば顧客へ出せるスケジュールシートに早変わりです。
週ごと、月ごと、人ごとの案件を管理できる
さらに良いのは週、月、人ごとに案件が管理できるという点です。
これのおかげで誰が今詰まっていてどうなっているかがわかります。
Redmine
brabioとbacklogとtoodledoが組み合わさったような、夢のようなサービス
先ほどbrabioをあれだけ褒めましたが、自分は現在brabioで案件の管理はしていません。
やっているのはスケジュールを作成するツールとして使っているぐらいです。
なぜかというと、膨大な案件を管理するには全てが正しい状況になっていないと意味がないからです。
それを実現するには各人がタスクレベルでプロジェクト管理ツールで入力をして調整する必要があるからです。
トップダウンで管理は不可能です。
そこがbrabioは細かいタスクに関しては入力が手間というデメリットがあったので、みんなに使用されずにご破産になりました。
それと引き換えredmineはある程度カスタマイズが出来てタスクも管理できそうなので、こちらの導入を試している次第です。
難点は、オープンソース型なので、自分でサーバーにインストールするする必要があること
難点としてはインストールの必要があるということで、ここが少々ハードルが高いです。
サーバーを借りてきてそこにOSをインストールし、プログラム環境を構築しそこでredmineをインストール、という手順なのでプログラムを触ったことのない人にとっては難しすぎます。
人ごとに毎週・毎月の工数状況を把握したい
引用：slideshare
自分が今、一番したいこと全員の予定工数と状況を把握することです。
今まで見てきたツールではそれがどれもできませんでした。
ただ、redmineならできる可能性があります。
現在それを試すためにプラグインインストール中ですので、またできましたら報告致します。
資料・データ管理
エバーノート(evernote)
情報の管理はエバーノート以外に無い
今や自分の脳の一部と化したエバーノート。
プライベート用に使用していましたが、仕事用にノートを作ってそこで仕事用のデータは管理しています。
wordやtxtファイルでの管理も可能ですが、エバーノートならあらゆるデータが管理できるので使い勝手がとても良いです。
社内で共有するものも可能だと思いますので、自分も今後は個人だけでなく社内でも導入したいです。
「フォルダ管理でいいじゃないか」と思われるかもしれませんが、htmlベースでもコピーができるのでwebサイトの画像や文章もそのままコピーできます。
そうすると簡易なプレゼン資料なんかも作れますし、社内で説明用の資料もざっくり作れます。
コピペコピペで出来上がるので、一々社内決済用にパワーポイントを作成するとかあほらしすぎます。
そんな時間あったら仕事せえと。
zipもtxtもエクセルも全てのファイルを共有可能なのでフォルダとしても使えますね。
言うなれば、最強のフォルダツールのような感じです。
最後に
いかがだったでしょうか。
正直社内でこういったアプリやソフトをインストールすること自体出来ない会社もあるとは思います。
ただ個人的に言えばその時点でこれからの時代難しそうだなという印象があります。
どんどん新しいツールはリリースされていて、それを使いこなす会社や人はどんどん効率よく早く働くことができるようになってきています。
そんな中非効率なやり方で進めていればとんでもないほど引き離されてしまうんじゃないかと思ってしまいます。
ただ結局それは事業自体が全く同じ場合での話なので、とても利益が出る事業であればそこまで効率化を考えなくても良いのかもしれません。
あくまで末端の人間としては、効率化を図ることでデメリットなんて何もないよという話でした。
それでは！
追記
カテゴリーを追加して、GTD、todo管理についての記事を書きました。
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