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【GTD・タスク管理】GTDの具体的な考え方・手順を5年以上やってきた僕がまとめてみた

gtd・タスク管理 17/07/09
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前回はGTDと出会うまでの仕事のやり方を振り返ってみました。

今回は具体的な考え方、実行の仕方を紹介します。

GTDとは?

おさらいですが、全ての思考・タスクを書き出して、それを実行していくというものです。

概念としては、「頭の中にあるタスク管理」というCPU(脳みその使用量)を全て自分の外部にあずけて、自分はフルスピードで作業をこなすためのものです。

そのための具体的手順

  • 1.把握する(全てをリスト化する)
  • 2.見極める(行動が必要かどうか、誰かに依頼するのかどうか)
  • 3.整理する(仕分けたものを適切な場所に保管)
  • 4.更新する(定期的に見直す)
  • 5.選択する(状況・優先順位に合わせて実行)

が具体的手順になります。

それでは1つずつ見ていきます。

1.把握する(全てをリスト化する)

まずは全てのものをリスト化します。

僕は色んなタスク管理アプリを経て、toodledoへと行き着きました。

これはまずは何でも良いです、エクセルでも良いし、紙に手書きでも良いです。

まずは、全てを書き出す。

  • 申請書を◯◯へ持参
  • プレゼン資料を◯◯までに作成
  • ◯◯さんに作業の報告
  • ◯◯さんにアポイントをとってから、要件をまとめて△さんに引き継ぎ
  • ◯◯入力作業

といった形ですね。

スケジュールに入れているものでも何でもとにかく一度書き出してみることをオススメします。

2.見極める(行動が必要かどうか、誰かに依頼するのかどうか)

書き出してみたものをそれぞれについて実際に行動に移すべきものなのか、必要ないものなのか、誰かに依賴すべきなのかを見極めて処理をします。

ここの見極めは整理ではありません。

2分以内にできるかどうか

2分以内にできるかどうかが判断基準です。

今から2分で出来るものであれば完遂してしまって問題ありません。

◯◯さんに依賴、とかであれば今その方が直ぐ側にいるのであれば完遂できますし、いないのであればタスクになります。

メール返信とかであればすぐにできるものなら直ちにやってしまいましょう。

またもうタスク自体は終わったものは、捨ててしまうか、資料をファイリングします。

後はスケジュール(◯◯さんとどこどこで会う)だけであればスケジュール帳などに写します。

3.整理する(仕分けたものを適切な場所に保管)

実際に各々のタスクに資料があるものとないものがあると思います。

この整理するには、2つの意味があり、タスク管理としての整理と、実際の資料としての整理もあります。

タスク管理としては、

  • inbox
  • やることリスト(期日が決まっているもの)
  • いつかやることリスト(期日が決まっていないもの)
  • 依賴中
  • プロジェクトリスト(僕は使っていません)
  • ゴミ箱

に大きく分類されます。

inboxは1.把握する、2.見極める、の段階のタスクを収納するところで、それが終わるとそれ以外に必ず分類されます。

期日が決まっているものは、「やることリスト」に、決まっていないものは「いつかやることリスト」へ。

誰かに依頼したものは忘れないように「依賴中」リストへ。

そして終わったものはゴミ箱へと移します。

 

実際の資料についても同じように分類分けをしても良いですし、他の分け方をしても構いません。

4.更新する(定期的に見直す)

そして定期的に更新をします。

これは人によります。1週間が良い人もいますし、1日ごとが良い方もいます。

自分は基本的には毎日帰る前、もしくは朝に見直して、やることを書き直します。

5.選択する(状況・優先順位に合わせて実行)

そして実際に分類したタスクを行っていきます。

誰かに報告する必要があるなら、その人がいる時間にセッティング、静かな環境でやりたいなら昼イチで作業、朝確認して昼にやる必要がるなら朝。

または報告関係はまとめてしてしまうとか、業務の種類に合わせてやる順番を決めます。

最後に

いかがでしたでしょうか。

これが大まかなGTDのやり方になります。

次回では具体的にどんなツールを使ったらいいのかを紹介します。

 

 

それでは!

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