この度社内の都合でプリンターが別の階になるという自体になりまして、印刷をする度に1階から2階へ上がる必要が発生しています。かなり業務効率が悪い。ということで、急遽ペーパーレス化に乗り出したわけです。元々効率化は追求していて、ペーパーレスも一時期は考えたのですが、やっぱり紙の方が楽！ということで根付きませんでした。
ただ今回はもうやるしかないので、エイヤとペーパーレス化をしてみたところ、割とすんなり行きそうなので、行き詰ったところとポイントを記載します。
目次
必要な道具
- ipad pro 9.7inch〜
- apple pencil
- macbook air
ipad pro
必須ですね。proである必要があるかどうかですが、apple pencilのなめらかなかき心地で書くのならば、必須です。ペーパーレス化を考えるなら、普通の紙と同じ感覚で書くことのできるapple pencilとipad proは必要ですね。
apple pencil
上記と同じく必須ですね。これがないと話になりません。
macbookair
ファイル同期でairdropを使う際に必要になります。普段windowsを利用されている方は、airdropではなく、他のアプリでも共有は可能なので必須ではないですね。
使っているアプリ
- documents
- PDF Converter
- PDF Expert
- evernote
ペーパーレス化をやり始めた当初の疑問点・課題
- メモ系は何に保存するのが良いのか？
- pdf等データはどうやってipadに送るのか？
- 基幹データは何が良いのか？
- dropboxをdocumentsでやるより、airdropで共有した方が早い？
などなど色々ありましたが、１つ１つ僕なりの答えを出していきます。
何のアプリを使えば良いのか？
メモ系はほぼevernoteで完結
基本的にメモ系はevernoteで完結しました。neboやら、sketchesやらsketch pad、note、ノートパッド、notability、memopadなどなど、手書きのメモ系アプリはかなり数があります。とりあえず色んなブログを見て、良いと言われているものを片っ端からダウンロードしてきましたが、結果根付きませんでした。
勿論evernoteが究極にメモが使いやすいというわけでは全くありませんが、問題なく動く、という点ではストレスフリーです。メモに精度を求めれば色んなアプリの選択肢がありますが、僕としてはメモに求めるものは、一元管理ができるかどうかだったので、evernoteで全然OKでした。
ではどうやって使っているのか、について下記で詳しく。
evertnoteのメモの活用の仕方
まずは全てのメモを一旦保存するノートブック「inbox」を作る
まずは全てのメモを一旦保存するノートブック「inbox」を作ります。そのinoboxをデフォルトのノートブックとし、何をするでも基本的にはそこのinboxにノートが入るようにします。そうすれば、メモしたものはそこに入るので、書いたメモを実行したり、さばく時にもそこからさばいていきます。後は人によりますが、クライアント名のタグをつけるなり、クライアント名のノートブックに整理するなり、それぞれの分類の仕方でやれば良いと思います。
なので、僕のinboxには、手書きのメモも、テキストベースのメモも、pdfなどに手書きで注釈を入れたものも、全て一旦保存されます。それを一日の終わりなどに処理します。なので、基幹のアプリ、保存先としては、evernoteになっています。
印刷したものに書き込むという行為はどうやってペーパーレス化しているのか？
全てのファイルを[pdf converter]でpdfにして、[documents]で管理して、それに[pdf expert]で注釈を入れる
ちょっとややこしいですが、一つ一つ解説します。ペーパーレス化を目指すには、大きく分けて２つの課題が存在します。１つは、まっさらな紙に手書きでメモを取るということ。こちらは上記で回答しました。もう一つは印刷したファイルを見ながら、時々メモをしたりする場合。今回はこちらの話です。
印刷したものに書き込む → ファイルをpdfにしてipad proで見ながらapple pencilで書き込む
ということですよね。簡単に言うと、こういうことなのですが、これを更に分解します。
- 【pdf converter】ファイルをpdfにする
- 【documents】ipad proで見る
- 【pdf expert】apple pencilで書き込む
ということになります。
【pdf converter】ファイルをpdfにする
基本的にapple pencilで書き込もうとすると、そのファイルはpdfにする必要があります。逆に言えば、全てのファイルをpdfにしてしまえば、特に紙と同じように書き込んだりすることができるわけですね。それができるようになるアプリが、pdf converterというわけです。
使い方は簡単で、PDF ConverterをダウンロードするだけでOKです。後はpdfにしたいファイルをdocumentsで開けば、「pdfに変換する」という選択肢が出るので、それをするだけ。互換性があるので、本当に簡単です。
じゃあdocumentsって何？ということで、
【documents】ipad proで見る
documentsというのは、ファイラーですね。windowsからエクスプローラー、macならfinderのようなファイルを管理する画面です。windowsやandroidなら、フォルダ管理などがあると思うのですが、ios系はありません。普通にiosを使っている際には特に気にならないんですが、pdfを扱う際には必ず出てきます。
それが可能になるのが、documentsというわけですね。これを使えばipad上にあるファイルを全て見ることが出来ます。音楽mp4ファイルだったり、wordファイルや、pdf、jpgも全てのファイルがどこにあるかがわかるようになります。更にこのdocumentsの良いところは、google driveやdropboxと同期が出来るので、macと同じアカウントを共有することで、ファイルのやり取りがそこで出来るということです。
【pdf expert】apple pencilで書き込む
そして最後にそのdocumentsで開いたファイルに対して、pdf expertで書き込むことで、印刷してメモをすることと同じことができるようになります。pdf expertもdocumentsと互換性があるので、アプリをダウンロードするだけで、後はdocumentsで開いたらすぐに書き込みができるようになります。
このシームレス感が本当に便利です。そして書き込んだ後は、evernoteに共有をすることで、メモの一環としてメモが書かれたpdfも保存することが出来ます。
そもそもどうやってipadにファイルを送信・やり取りするのか？
AirDropでmacとipadをファイル共有
ファイルのメモの書き方はわかったけど、じゃあどうやってipadにファイルを送るのか？と思われた方もいるでしょう。こちらは僕は今はAirdropを使っています。それまではdocumentsでgoogle driveを共有して、その特定のフォルダにファイルを保存することで、共有していました。ただ、ネックとしては、「そのフォルダまでアクセスするのに時間がかかる」という点でした。UPするPC側も、そのフォルダまで移動するのに時間がかかりますし、見る側もわざわざそこまで遡るのが正直めんどくさいんですね。でも、Airdropなら、事前にPCとipadを設定していれば、すぐにファイル共有することが出来ます。
やり方としては、どちらもbluetoothをオンにして、macのファインダーのAirDropを選択して、ipadのアイコンが画面に出てきたら、そこに共有したいファイルをドロップすればそれで共有されます。ipadの方では受け入れOKのボタンを選択すればそれだけでいけます。めっちゃ楽。
そうすれば受け取ったファイルを上記のやり方で注釈すれば良い話です。
最後に
以上、簡単な説明にはなりましたが、ipadでペーパーレス化で仕事をする方法です。やりだした当初は大変でしたが、今ではかなり慣れてきました。業種によってはipadだけで仕事が出来るような人もいるとは思います。
ますます、どこでも仕事が出来るような体制が出来てきました！
それでは！
ipad proとapple pencilを使うなら、ケースはこれがオススメ。間違いなくなくさないし邪魔になりません。
欲を言えば普通にガラスフィルムとかだと、apple pencilが滑りすぎて書きにくいので、ザラザラするようなフィルムがオススメです。ほぼ紙に近くなります。
ipadがproじゃなくて、airやminiの方は、apple pencilが使えないので、普通のスタイラスペンであればこれが一番マトモです。
ipadを最大限に使うには、家の本や書類を電子化するのも良いです。やってみたので、やり方を紹介します。
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