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【GTD・タスク管理】やるべき仕事が終わらなすぎて死にそうなあなたに

gtd・タスク管理 17/07/09
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やるべき仕事に忙殺されそうなあなたにこの記事を書いています。

そうです、昔の私です。(今の自分もいくらかそうですが。。。)

仕事の効率化・GTDと出会うまで

最初に働き出した場所は公務員的なところでした。

それまでは居酒屋とか、デリバリーとか、アパレルとかでバイトしかしたことがなかったので、オフィスワークというものをやってこなかったんですね。

そんな中、いきなり事務的な仕事になったので、やり方が全くわかりませんでした。

最初の頃はやるべき仕事なんて複数もないので、

  • 1.ある仕事を依頼される
  • 2.わかりました
  • 3.こなす
  • 4.見てもらう
  • 5.修正
  • 6.完了

といった形で、ある程度はこなせていたんですね。

ただそれがどんどん仕事を任されるようになると、こういったことがどんどん出てくるわけですよ。

一人で完結している仕事なんてないわけで。

そうなってくると、依賴されたものを普通に忘れたり、締め切り期日ギリギリに提出して修正食らって即日修正して夜遅くまで作業をしたりと。

そんな日々が続き、「これはヤバイ」と思い、色んな解決方法を模索するわけです。

そこで「仕事 効率化」とか「タスク 管理」とか色んな記事を読み漁り、GTDという概念に出会いました。

GTDとは?

引用:シゴタノ

引用:シゴタノ

GTDGetting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。

「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定スケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

引用:wikipedia

つまり、全ての思考・タスクを書き出して、それを実行していくというものです。

概念としては、「頭の中にあるタスク管理」というCPU(脳みその使用量)を全て自分の外部にあずけて、自分はフルスピードで作業をこなすためのものです。

これを知ってから僕はGTDの虜になりました。

なぜなら、それまでの僕は自分の仕事管理をある程度頭の中で考えながら仕事の流れを組み立てて、溢れ出るものをポスト・イットやノートで管理する、というレベルだったからです。

GTD・タスク管理を知るまでの自分の仕事方法

それまでは何の違和感・おかしさも感じていませんでしたが、GTDを知ってからいかに自分が効率悪く仕事をしていたかを知りました。

  • 1.Aというタスクをやっている最中に上司にBという作業を依賴される
  • 2.依賴されたものは明日までにやっといて、というものだが、その場ですぐに取り掛かる(Aは放りっぱなし)
  • 3.結局Bもその場で数分で終わるものでもなく、翌日に持ち越す
  • 4.AとBというタスクを同時に翌日に仕上げていたらCというタスクが昨日までの締め切りだったことを思い出し、報告と謝罪をする

 

もうこんなことの繰り返しだったんですね。

パートの従業員さんもいたのですが、その方に「◯◯やってる?」と言われて慌ててやりだす、というような。

もうタスク管理なんて崩壊していました。

GTDで効率の改善

GTDと付き合いだして、業務効率は相当改善されました。

全ての仕事を書き出して、所要時間と優先順位をつけ、適切な時間をそれぞれを片付ける

たったそれだけなんですが、そこに至るまでが大変でした。

 

次回では

GTDの具体的な考え方

GTDで最適なツールの選び方

・実際の使い方・取り入れ方

を紹介していきます。

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